Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Minimumskravene til arkivdepot er at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert et sted, at man har de nødvendige lokaler for å oppbevare arkivene, se depotlokaler og at det etableres rutiner for å følge kravene i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning.

Depottjenesten er ansvarlig for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. For innsyn i nyere arkiver, se:

Innsyn i offentlig journal

Kommunen har overlatt oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv Arkivsenter sør IKS (tidl. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)). Ved en slik ordning vil kommunen fortsatt ha eiendomsretten til det avleverte materialet. Arkivsenter sør IKS vil bli ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen vil reguleres av en egen avtale mellom kommunen og Arkivsenter sør IKS. Retningslinjer for avlevering til arkivdepot er tatt med i arkivplanen ( Avlevering til depot)

De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Arkivsenter sør IKS normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se:

Avlevering av sensitive personregister