Arkivforskriften krever at arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter nedlagte organ eller har avsluttet virksomheten (avsluttet arkiv), skal avleveres til arkivdepot. Eldre arkiv skal normalt avleveres etter 25 år. Materiale som blir overført til depotet, skal være kassasjonsbehandlet. Arkiv som blir avsluttet i sammenheng med nedleggelse av administrative enheter skal avleveres etter avtale med ledelsen for depottjenesten.

Arkivlokale som skal benyttes til eldre og avsluttet arkiv, skal kunne klassifiseres som spesialrom for arkiv. I tillegg til kravene for dagligarkiv skal spesialrom for arkiv tilfredsstille disse kravene:

• Tilfluktsrom skal ikke brukes som arkivlokale, annet enn til oppbevaring av arkivmateriale som er vedtatt kassert etter en viss tid.
• Lokalene skal være innredet slik at arkivmaterialet ikke står tett inntil vegger og tak eller rett på golvet.
• I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør.
• Lokaler som skal brukes til varig oppbevaring av eldre og avsluttede arkiver, depot, skal ha brannmotstandsevne REI 120.
• Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. De skal normalt ikke ha vinduer.
• Reoler skal være av ikke brennbart materiale.
• Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm.
• Spesialrom for arkiv skal være sikret med særskilt innbruddsalarm
• Spesialrom skal varmes opp med varmekabler i gulv eller i egne vernekonstruksjoner eller med varmluftsanlegg.