Avlevering til arkivdepot skal normalt gjennomføres 25 år etter at arkivet gikk ut av aktiv bruk. Enheter som ønsker å avlevere til depot må kontakte depotansvarlig i god tid før avleveringen. Avleveringen skal omfatte evt. møtebøker, kopibøker, postjournal, saks- og spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Materialet skal være ordnet i arkivserier.

Når arkiv blir avlevert til depot, skal det følge med avleveringslister. Avleveringslistene skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i avleveringen. Som minimum skal en ha med en oversikt over arkivserier og arkivstykke i hver serie (protokoll eller arkivboks). Arkivstykkene skal være merket med arkivskapernavn og årstall. Avlevert arkiv skal være ferdig kassasjonsbehandlet.

Det administrative ansvaret for avlevert materiale blir overført fra arkivskaperen til depotet.

Nærmere retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av depotansvarlig og tatt med i arkivplanen.