Kommunen gir innsyn i postjournal etter reglene i offentlighetsloven §§ 5 og 6. For Public 360 skal det daglig lages en offentlig journal, som omfatter all korrespondanse til og fra kommuneadministrasjonen, med unntak av de opplysninger som er unntatt fra offentlig innsyn.

Generelt om innsyn

Lovens hovedregel er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov (Offentlighetslovens §2).

Den som krever innsyn, må kunne angi hvilken eller hvilke saker det dreier seg om, men behøver ikke identifisere det enkelte dokument.

Den som har fått innvilget innsyn skal få kopi av dokumentene vederlagsfritt. Originale arkivdokumenter skal ikke lånes ut eksternt. Spørsmål om innsyn skal avgjøres uten ugrunnet opphold, og bør kunne tas samme dag eller iallfall i løpet av en til tre virkedager.

Arkivarens rutiner

Begjæring om innsyn skal som hovedregel håndteres av arkivtjenesten. Denne type henvendelser skal ha høy prioritet i arkivet.

Arkivet tar stilling til om et dokument eller opplysninger i et dokument er offentlig eller ikke. Ved tvilstilfeller kontaktes saksbehandler. Meroffentlighet skal vurderes.

Dokumentene ekspederes som hovedregel elektronisk, evt. faks. Spesielt store saker kan gås gjennom ved servicetorget.

Dersom det bes om innsyn i dokumenter unntatt offentlighet, henviser arkivet til aktuell saksbehandler eventuelt leder, som vurderer delvis sladding av opplysninger i dokumentet.

I spesielle tvilstilfeller kan arkivet og saksbehandler søke bistand fra kommuneadvokaten.

Ved avslag på innsynsbegjæring, gis det henvisning til den bestemmelse som er grunnlag for avslaget, samt informeres om klageadgangen. Standard klagebrev ekspederes sammen med avslaget.

Saksbehandler vil i spesielle tilfeller (dok./opplysninger er skjermet) bli informert om dokument det er bedt om innsyn i. Fulltekstpublisering er neste skritt, og det vil i slike tilfeller ikke gis noe informasjon til saksbehandler om innsynsbegjæring.

Saksbehandlers rutiner

Ansvaret for hvorvidt dokumentet er offentlig eller ikke, ligger hos ansvarlig saksbehandler.

Ved begjæring om innsyn i dokumenter som er unntatt fra offentlighet, vurderer saksbehandler, eventuelt leder, delvis sladding av dokumentet. Saksbehandler sladder og ekspederer.