Hvorfor offentlig journal? 

• Det er pålagt å ha en offentlig journal tilgjengelig for publikum og presse
• Sikrer større åpenhet og mulighet for innsyn i kommunens aktiviteter, noe som er en styrke for demokratiet
• Vennesla kommune skal praktisere meroffentlighet

Saksbehandlere har fått fullmakt av rådmannen til å avgjøre hvilke saksdokument som skal bli unntatt fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i sak-/arkivsystemet med lovhjemmel.

Rutine

Arkivtjenesten legger ut offentlig journal. Denne skal være utformet slik at den gir oversikt over korrespondanse registrert i sak-arkivsystemet (inn/ut dokumenter, e-poster inn/ut, internt notat med oppfølging), samtidig som konfidensielle opplysninger er skjermet for innsyn.

Ansvarlig på arkiv tar ut offentlig journal i arkivklienten på forhånd og kontrollerer følgende:

• riktig journalenhet, avsender/mottaker, saksansvarlig, saksbehandler etc. 
• sakstittelen for skrivefeil og taushetsbelagte opplysninger 
• dokumenttittel for skrivefeil og taushetsbelagte opplysninger
• kontakter er skjermet i de tilfeller det er nødvendig
• journalposter unntatt offentlighet om riktig gradering, lovhjemmel og avskjermingskode er brukt, og om journalposten inneholder sensitive opplysninger

Melding om rettinger gis til saksbehandler når feilene anses å være graverende og/eller gjentakende. 

Journalen sjekkes på nytt av en annen arkivmedarbeider. Til slutt sjekkes journalen før publisering. Ved eventuelle feil kjøres prosedyre på nytt.

Offentlig journal skal legges ut daglig for journalposter forrige virkedag.

Rutine for publisering