Personmapper fra sensitive personregistre skal som hovedregel avleveres 10 år etter siste kontakt med vedkommende person. Når en slik avlevering skjer til IKAVA , er det å regne som fjernarkivering (depotordning) under særlig trygge forhold. Deponert arkivmateriale av denne typen er fremdeles underlagt kommunenes disposisjonsrett, forutsatt at personopplysningene ikke brukes til annet enn det opprinnelige formålet.

Deponering skal normalt gjennomføres hvert fjerde år.

Materialet skal være arkivbegrenset, renset (binders/stifter etc. fjernet), ordnet og pakket i arkivbokser og registrert på avleveringsliste.

Mappene skal legges i godkjente arkivbokser i samme orden som den arkivet var ordnet etter før deponering. Aktuelle ordningsmåter er etter fødselsdato, alfabetisk etter navn, eller etter klientnummer. Mapper etter døde personer bør merkes særskilt. Dersom en har større mengder slike mapper, kan disse legges i egne arkivbokser som en egen serie. Arkivboksene skal nummereres fortløpende og merkes med navnet til kommunen, avdelingen/kontoret, innhold og årstall.

Personregistermappene skal registreres med navn og fødselsdato på avleveringsliste. Denne skal gi oversikt over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks. Dersom mappene er ordnet etter klientnummer, skal det følge med en alfabetisk oversikt over personnavn og fødselsdato med referanse til klientnummer.

MORS ARKIV - BEVARING ELLER KASSASJON

Bevaring eller kassasjon av mors arkiv – ny forskrift – nye regler fra 01.01.20

1) Rutine - Vennesla kommune skal ha følgende rutine på mors arkiv:

• kommunen kasserer det som kan kasseres av papirarkiv
• kommunen bevarer det vi er pålagt å bevare av papirarkiv
• elektroniske arkiv bevares sin helhet, dvs. tar ikke ut saker som kan kasseres
• papirarkivene som skal kasseres kan midlertidig deponeres i arkivlokaler på Herredshuset

2) Grunnlag for valg av rutine:

Riksarkivarens forskrift § 7-29 inneholder bevaringsregler for pasient- og journalopplysninger i kommunale og fylkeskommunale helse- og omsorgstjenester.

Pasient- og journalopplysninger er i § 7-29 (1) b definert slik: «Med pasient- og journalopplysninger menes all individbasert dokumentasjon som skapes av kommunale og fylkeskommunale tjenester som yter helsehjelp, og som reguleres av bestemmelsene her.»

Dette omfatter dokumentasjon på saksbehandling vedrørende tildeling av rettighetsbaserte tjenester til den enkelte, administrasjon av tjenestene/helsehjelpen, samt det som må defineres som den medisinske journalen til den enkelte.

Kan kasseres (forutsatt at kommunen tar en aktiv beslutning om dette):

• journaler fra frisklivsentraler
• journaler fra kommunalt ansatte fastleger
• akuttmedisinske tjenester = journaler fra legevakt
• psykisk utviklingshemmedes journaler
• journaler fra eldre og uføre

 Skal bevares (her kan ikke kommunen bestemme noe annet):

• journaler fra helsestasjonstjenester     
  • barn frem til de er 18 år
  • gravide mødre, jordmortjenesten
• journaler fra tannhelsetjenesten (gjelder fylket), for barn skal bevares i all ettertid
• pasient- og journalopplysninger fra rusomsorgstjenesten og psykososiale tjenester

Tidspunkt for kassasjon:

Dødsår er kjent                                     - kasseres minimum 20 år etter dødsår

Ukjent dødsår, kjent fødselsdato            - kasseres 120 år etter fødselsdato

Ukjent dødsår, ukjent fødselsdato          - ikke journalført noe siste 60 år => kan kasseres

Hvordan gjøres dette i praksis (for papirarkiv):

La arkivet stå i 20 år etter at personen er død. Mappene trenger ikke ordnes (ta ut stifter, fjerne kopier, ta bort plast, godkjente etiketter, osv.). Arkivet skal ikke leveres til Ikava, men oppbevares trygt og sikkert i kommunen. Kastes = makuleres etter hvert som tidspunkt for kassasjon inntreffer.

Fullelektroniske arkiv (all journalføring i godkjent elektronisk system):

Rus og psykiatri               - skilles ut

                                      - kan ta ut det som ikke gjelder psykiatri og rus og kaste dette

Generelt                          - kan skille ut mappene, men må likevel ha disse tilgjengelig i 20 år

                                      - bør la det som ligger der bare ligge og avlevere samlet